Guide de l’organisateur

La Fédération Française de Cyclisme met à disposition des organisateurs d’événements cyclistes le « Guide de l’organisateur ».

guide de l'organisateur épreuves FFC

Ce document s’adresse à tous les organisateurs de manifestations et épreuves cyclistes, quel que soit la ou les disciplines proposées pendant l’évènement.

Il a pour vocation à guider de nouveaux organisateurs dans les différentes étapes de l’organisation :

  • « de l’idée au choix de l’épreuve » ;
  • « du choix de l’épreuve à la réalisation » ;
  • « l’événement » ;
  • « l’après événement ».

De l’idée au choix de l’épreuve

Le guide vous accompagne pas à pas dans la mise en place de votre projet. La première étape consiste à définir l’épreuve organisée :

  • choisir sa discipline ;
  • en fonction de la discipline choisir le terrain ou le lieu adaptés ;
  • ajouter l’événement au calendrier fédéral en se rapprochant de son comité régional ;
  • déterminer la cible des participants, hommes ou femmes, jeunes, loisir ou compétiteurs.

Du choix de l’épreuve à la réalisation

Vient ensuite la mise en place de l’organisation de l’épreuve :

  • Le budget prévisionnel, il prévoit toutes les lignes de dépenses et de recettes de la manifestation. Un exemple de budget est mis à votre disposition.
  • L’équipe d’organisation. Organiser une épreuve demande du temps. Il est important que le responsable de l’organisation s’entoure de personnes avec des profils et des affinités diverses. Constituer une bonne équipe d’organisation est primordiale. Retrouvez tous les détails dans le guide de l’organisateur.
  • L’étude du terrain. La sécurité des participants devra être prise en compte pour le choix des sites et parcours. Il faut donc s’assurer que le site prévu puisse accueillir la manifestation. Préparer le circuit, parcours ou piste.
  • L’étude logistique. Chaque discipline n’exige pas les mêmes prérogatives. Consultez le guide de l’organisateur pour avoir tous les détails.
  • Communication. Il est important de prévoir les moyens de communication nécessaire pour promouvoir la manifestation et les prestataires qui l’accompagnent.
  • Recherche de bénévoles. Elle s’appuie sur les ressources locales et l’appui de la municipalité. Plus de détails dans le guide.
  • Assurances. Il est possible de souscrire des garanties complémentaires pour les bénévoles, des rachat de franchises … Rapprochez-vous de votre comité régional pour plus de renseignements. 
  • Dossiers administratifs. Ils sont à établir obligatoirement par un club affilié à la FFC. Dossier de course, calendrier, autorisations, subventions, dossier Président de Jury, « après l’épreuve » et finalisations. Retrouvez tous les détails par dossier dans le guide de l’organisateur.  

L’événement

Plusieurs étapes sont à suivre :

  • balisage, fléchage et traçage ;
  • convocation des bénévoles ;
  • accueil bénévoles, coureurs, arbitres ;
  • restauration des bénévoles ;
  • vérifications avant le départ ;
  • pendant l’épreuve.

L’après-événement

Après l’événement, quelques actions sont à prévoir :

  • la communication des résultats ;
  • convivialité ;
  • remerciements ;
  • debriefing ;
  • finalisations administratives.

Ressources complémentaires

Vous trouverez également des précisions supplémentaires sur :

  • focus sécurité ;
  • règlements FFC ;
  • arbitrage ;
  • focus développement durable.