Organisation des assemblées – Restrictions Sanitaires

Organisation des assemblées de clubs, des Comités Régionaux et départementaux – restrictions sanitaires

La crise sanitaire actuelle et l’évolution permanente des mesures restrictives qui en découle, entrainent des divergences selon les régions et les départements. Forcément, ces mesures ont un impact sur la possibilité de tenir ou non physiquement les prochaines assemblées locales à venir selon les territoires et en fonction des mesures prises par les autorités publiques.

Dans le cas où une mesure administrative prise par une autorité publique, limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, rend impossible la tenue d’une assemblée générale en présentiel, il existe néanmoins des dispositions légales et règlementaires pour y pallier.

Le recours à une Assemblée générale électronique

En effet, en vertu de l’Ordonnance n°2020-231 du 25 mars 2020 et du Décret no 2020-925 du 29 juillet 2020, il est possible pour toutes les assemblées générales qui se tiennent avant le 1er décembre 2020, de les organiser sous forme d’assemblée générale électronique, et dans le respect, pour le reste, des dispositions statutaires de chaque structure.

En pratique

Afin d’organiser, le cas échéant, leurs assemblées générales par voie électronique, avant le 1er décembre 2020, et au regard des circonstances exceptionnelles et des mesures sanitaires en vigueur, plusieurs recommandations sont à retenir :

  • Convoquer l’assemblée dans le respect des dispositions statutaires en vigueur. Le délai initial peut éventuellement être raisonnablement réduit, sur décision justifiée et motivée au regard de la situation sanitaire actuelle. Il peut être recommandé de faire adopter en ouverture de séance une première délibération dérogatoire relative auxdits délais de convocation ;
  • Transmettre par voie électronique aux membres tous les documents soumis à l’Assemblée générale ;
  • Prévoir un procédé technique (audio ou visio-conférence par exemple) permettant aux membres de l’association et à ceux qui sont invités, le cas échéant, (commissaire aux comptes par exemple), d’être identifiés et de s’exprimer sur les délibérations ;
  • Informer, par tout moyen, les participants de la date, de l’heure et des modalités permettant de suivre l’AG électronique, en leur rappelant comment ils pourront exercer leurs droits attachés à leur qualité de membre (s’identifier correctement, voter, poser des questions, etc..) ;
  • Respecter les conditions de quorum, si les statuts en prévoient, et de majorité (comptabilisé selon les membres participants identifiés) ;
  • Appliquer un procédé de vote secret si les statuts le prévoient (pour des élections de personnes par exemple)

Différentes structures ont déjà testé quelques logiciels permettant d’organiser des assemblées électroniques, et surtout des votes à distance, dont voici quelques exemples :

Pour en savoir plus

Préconisation Sanitaires